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Keine Angst vor Videokonferenzen! Tipps zur Vorbereitung und Verhaltensregeln für gelungene Online-Kommunikation

Mehr lesen Zuletzt aktualisiert: Oktober 2020
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Lesedauer: 8 Minuten

Obwohl sie aufgrund der technologischen Weiterentwicklung bereits seit den 1970er Jahren möglich sind, waren Videokonferenzen bis vor Kurzem kaum verbreitet. Erst Corona verhalf Google Hangout, Microsoft Teams und vor allem Zoom zum Durchbruch. Aufgrund der massiven Einschränkungen hat sich das Arbeitsleben zu großen Teilen ins Homeoffice verlagert – und die Meetings vom Büro in den virtuellen Raum. Bei allen Vorteilen, die Videokonferenzen bieten: Der plötzliche Wandel stellt für viele Menschen ein Problem dar, vor allem aber für jene mit Hörverlust. Meistern können Sie die Herausforderung mit entsprechendem Equipment, sorgfältiger Vorbereitung und vor allem Offenheit für die Bedürfnisse der Kollegen!

Technik-Tipps für gelungene Video-Konferenzen

Egal, ob Sie sich zu zweit zu einem virtuellen Meeting verabreden oder mit dem ganzen Team: Bereiten Sie sich gut vor und gestalten Sie die Konferenz so angenehm wie möglich für sich und Ihre Kollegen.

Prüfen Sie Kamera und Hintergrund

Vor der Konferenz sollten Sie prüfen, ob Ihre Webcam funktioniert und Sie gut zu sehen sind. Öffnen Sie die Standard-Kamera-App auf Ihrem Computer, um sich einen Eindruck über die Videoqualität, den Bildausschnitt und die Beleuchtung zu verschaffen. Achten Sie auf einen neutralen Hintergrund – Sie wollen nicht, dass die Kollegen freien Blick auf Ihren Wäscheständer oder das ungemachte Bett haben. Die richtige Beleuchtung ist vor allem bei abendlichen Konferenzen oder im Winter ausschlaggebend, schließlich sollen Ihre Kollegen Sie sehen. Ein sogenanntes Ringlicht beispielsweise lässt Sie vorteilhaft erscheinen.

Testen Sie das Mikrofon

Laptopmikrofone sind oft qualitativ minderwertig, weshalb es sich empfiehlt, in ein Headset mit integriertem Mikro zu investieren. Verabreden Sie sich in jedem Fall mit Freunden zu einem Videocall und lassen Sie sich Feedback geben: Sind Sie gut zu hören? Hören Sie Ihren Gesprächspartner gut? So finden Sie in entspannter Atmosphäre und rechtzeitig heraus, ob Sie gegebenenfalls etwas an den Einstellungen ändern müssen.

Ermitteln Sie die Datenübertragungsrate

Auch die Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung spielt eine große Rolle bei Videokonferenzen. Online finden Sie Speedtests, die Ihnen Aufschluss geben können. Liegt die Datenübertragungsrate unter 20 Megabits/Sekunde, werden Sie während des Gesprächs wahrscheinlich oft unterbrochen. Im besten Fall friert nur das Video ein, doch auch die Audioübertragung kann stocken.

Die Internetgeschwindigkeit erhöhen Sie, indem Sie alle Cookies regelmäßig löschen, Treiber-Updates für Ihre Netzwerk- oder WLAN-Karte durchführen und die Einstellungen Ihrer Firewall und Antivirenprogramme prüfen. Es hilft auch, den Router neu zu starten oder ihn umzustellen. Steht er nämlich zu weit unten oder abseits, kann das die Übertragungsrate negativ beeinflussen. Hilft alles nichts, sollten Sie sich mit Ihrem Anbieter in Verbindung setzen und gemeinsam nach einer Lösung suchen.

Inhaltliche Vorbereitung und Verhaltensregeln

Haben Sie die Technik einmal im Griff, geht es nun darum, sich inhaltlich auf die Konferenz vorzubereiten. Am einfachsten wird Ihnen dies fallen, wenn vorab ein Thema oder im besten Fall eine Tagesordnung kommuniziert worden ist. Sehen Sie sich die Agendapunkte an und machen Sie sich Notizen dazu: Was möchten Sie auf jeden Fall beitragen? Haben Sie dringende Fragen?

Zur Vorbereitung gehört zudem, für das richtige Setting zu sorgen. Haben Sie zu Hause ein eigenes Arbeitszimmer, ist dies schnell erledigt: Sie schließen einfach die Tür. Arbeiten Sie jedoch im gemeinschaftlichen Wohnraum, informieren Sie bitte Ihre Familie oder Mitbewohner über Ihre Konferenztermine. Sie brauchen Ruhe und ihr Partner sollte nicht in Unterhosen vor der Kamera vorbeilaufen.

Dos und Don’ts

Was für Gruppendiskussionen im Büro gilt, trifft auch auf Online-Konferenzen zu: Halten Sie sich an gewisse Regeln. Dazu gehört, Ihr Gegenüber aussprechen zu lassen, bevor Sie Fragen stellen oder etwas ergänzen. Es empfiehlt sich außerdem, das Mikrofon stummzuschalten, sofern Sie nicht sprechen. Wenn Sie an der Reihe sind, fassen Sie noch mal zusammen, was Ihr Vorgänger gesagt hat oder nehmen Sie Bezug auf vorangegangene Beiträge. So geben Sie nicht nur den Kollegen das Gefühl gehört zu werden, sondern können auch schlüssiger argumentieren.

Um konzentriert bei der Sache zu bleiben, legen Sie vor der Konferenz Ihr Smartphone weg oder schalten es aus und schließen alle offenen Tabs am Computer. Mit diesen Maßnahmen widerstehen Sie der Versuchung, kurz mal durch Ihren Facebook-Feed zu scrollen oder nach einem neuen Wintermantel zu googlen. Achtung: Manche Konferenz-Apps zeigen dem Moderator an, wenn ein Teilnehmer länger als 30 Sekunden inaktiv ist beziehungsweise wegbleibt!

So bringen Sie sich in Online-Meetings ein

Eine Konferenz ist nur dann sinnvoll, wenn die Teilnehmer auch etwas zur Diskussion beitragen. Es ist aber gar nicht so einfach, online zu sprechen! Das gilt nicht nur für Menschen, die schüchtern sind oder sich generell eher zurückhalten. Der virtuelle Konferenzraum kann einen durchaus verunsichern: Es fehlt die Körpersprache, die Mimik wird auch nicht gut übertragen, die Stimmung ist schwerer einzuschätzen als beim direkten Gegenüber. Schnell gewinnt man den Eindruck, die anderen hörten gar nicht zu – vor allem, wenn alle durcheinandersprechen.

Auch hier gilt: Vorbereitung ist das A und O! Studieren Sie die Tagesordnung und Teilnehmerliste und machen Sie sich Notizen. Üben Sie mit einer Person Ihres Vertrauens, wenn es Ihnen schwerfällt, vor vielen Menschen zu sprechen. Für mehr Sicherheit und eine entspannte Grundatmosphäre lohnt es sich außerdem, den virtuellen Konferenzraum frühzeitig zu betreten. Prüfen Sie noch mal Kamera und Mikro und gehen Sie Ihre Notizen durch. Ein guter Tipp zum Schluss: Sprechen Sie so früh wie möglich! Haben Sie Ihre Angst einmal überwunden, wird es Ihnen im Verlauf des Meetings leichter fallen, sich erneut zu Wort zu melden.

Wie Sie konzentriert am Ball bleiben und zuhören

Konferenzen und Meetings empfinden viele Menschen als mühsam und energieraubend, und sie driften währenddessen immer wieder ab. Statt sich auf das Thema zu konzentrieren, gehen sie gedanklich ihre Einkaufsliste durch oder träumen vom nächsten Urlaub. Doch gerade, wenn Sie ausschließlich im Homeoffice arbeiten, verlieren Sie schnell den Anschluss, wenn Sie bei Meetings nicht zuhören.

Dass Sie nicht nebenbei noch fünf andere Dinge machen sollten, haben wir bereits angesprochen. Darüber hinaus ist es hilfreich, sich handschriftliche Notizen zu machen statt mitzutippen. Beim händischen Schreiben werden erwiesenermaßen andere Hirnareale aktiv und es wird unter anderem das Erinnerungsvermögen gefördert. Auch Gedanken, die nichts mit der Konferenz zu tun haben, sollten Sie aufschreiben – denn nur so können Sie sie loslassen und sich wieder auf das eigentliche Thema konzentrieren.

Nehmen Sie aktiv an dem Meeting teil, stellen Sie Fragen und melden Sie sich mit Ideen zu Wort. Übernehmen Sie gegebenenfalls eine Aufgabe: Vielleicht behalten Sie die Zeit im Auge, oder sie achten darauf, dass die Tagesordnung eingehalten wird. Melden Sie sich gegebenenfalls freiwillig als Protokollant. Fühlen Sie sich für die Sitzung mitverantwortlich, wird es Ihnen leichter fallen, konzentriert zuzuhören.

Spaß bei der Videokonferenz
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Herausforderung für Menschen mit Hörverlust

Dass Online-Meetings eine Herausforderung für Menschen mit Hörverlust darstellen, dürfte nur wenigen bewusst sein. Noch weniger bewusst jedoch ist den meisten, dass es laut WHO weltweit über 430 Millionen Menschen mit Hörverlust gibt und sich die Zahl in den kommenden 30 Jahren verdoppeln wird. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie betroffen sind oder mit einer betroffenen Person zusammenarbeiten, ist also ziemlich hoch.

Doch warum sind Online-Meetings so problematisch? Die Audioqualität lässt oft zu wünschen übrig und die wenigsten Webcams liefern ein scharfes Bild; hinzu kommt oft eine holprige Internetverbindung und somit eine verzögerte Datenübertragung. Gute Akustik und die Möglichkeit, Lippen zu lesen sind somit hinfällig. Noch dazu kommt es immer wieder zu Unterbrechungen, wenn das Video einfriert oder Audio ausfällt. Der Faktor Mensch spielt ebenfalls eine große Rolle: Alle sprechen durcheinander, manche wenden sich von der Kamera ab oder verlassen sogar den Raum, während sie sprechen. So haben Menschen mit Hörverlust kaum eine Chance, dem Gespräch zu folgen.

Offen mit Hörverlust umgehen

Sind Sie selbst von Hörverlust betroffen, kommunizieren Sie ganz offen mit Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen. Erklären Sie Ihnen, welche Form von Hörbeeinträchtigung Sie haben und was Ihnen helfen könnte: langsam und deutlich sprechen, einer nach dem anderen, der Kamera zugewandt. Was wäre noch hilfreich für Sie? Scheuen Sie sich nicht davor, immer wieder darauf hinzuweisen. Die Situation ist für Ihre Kollegen ebenso ungewohnt wie für Sie und die neuen Verhaltensweisen müssen erst gemeinsam trainiert werden.

Was Vorgesetzte tun können – und sollten

Gelungene Videokonferenzen liegen nicht zuletzt in der Verantwortung von Vorgesetzten. Die goldene Regel lautet: Reduzieren Sie die Anzahl der Konferenzen auf ein Minimum. Nicht alles muss stundenlang diskutiert werden – manchmal reicht auch eine E-Mail, in der wichtige Aufgaben verteilt werden. Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern außerdem, Laptops, Kameras und Headsets aus der Arbeit mitzunehmen oder investieren Sie in die entsprechende Technik fürs Homeoffice. Machen Sie sich darüber hinaus neue Technologien zunutze: Online-Meeting-Apps wie Zoom bieten Live Captions an, also eine automatische Untertitelfunktion.

Versenden Sie vor jeder Konferenz eine Teilnehmerliste und Tagesordnung und ernennen Sie einen Moderator. Dieser sorgt dafür, dass alle Punkte besprochen werden und jeder zu Wort kommt – nacheinander. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass Sie immer direkt in die Kamera sprechen sollen. Im Anschluss an die Sitzung versenden Sie ein Protokoll, in dem die wichtigsten Diskussionspunkte, Entscheidungen und daraus resultierenden Aufgaben festgehalten sind. So sorgen Sie für Inklusion am virtuellen Arbeitsplatz.

Inklusion in der virtuellen Welt

Die Forschung beschäftigt sich bereits seit einigen Jahren mit den Konsequenzen der Online-Kommunikation für die Offline-Kommunikation. Positiv zu werten ist, dass der virtuelle Raum das Potenzial für Inklusion bietet und es Menschen erlaubt, sich zu vernetzen. Es ist jedoch ein Trugschluss zu glauben, im virtuellen Raum sei jeder willkommen. Dieser Raum – und vor allem das Verhalten von Online-Nutzern – kann schmerzhaft exklusiv sein und es ist erwiesen, dass vor allem Menschen mit Behinderungen und Beeinträchtigungen, wie zum Beispiel Hörverlust, ausgeschlossen werden.

Eine Studie der Universität Groningen belegt, dass der Offline-Kontakt zwischen den Mitgliedern einer sozialen Gruppe mit steigendem Online-Kontakt weniger wird. Werden Menschen also online ausgeschlossen, verlieren Sie im Laufe der Zeit auch offline den Anschluss. Deshalb ist Inklusion in der virtuellen Welt unverzichtbar und Ihr Gelingen liegt in der Verantwortung jedes Einzelnen.

CI

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